27 Nov

Dokument-Management-System

Document Management System ist eine Software zum Speichern und Auffinden von elektronischen Inhalten wie Dokumenten und Webseiten. Das System fungiert als zentrale Schicht und ermöglicht es mehr Beitragsleistern, Daten zu korrigieren, hinzuzufügen und zu teilen. Zu den allgemeinen Funktionen gehören Bearbeitung, Versionskontrolle , Veröffentlichung und Suche. Systeme werden häufig in saubere Speicherdienste unterteilt, für die Website-Bearbeitung verwendet ( Publishing-Systeme , englische Abkürzung: CMS, für Content Management System) oder sind Teil des Unternehmensinformationsmanagements (englische Abkürzung: ECM für Enterprise Content Management).

Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme:

  • Einige kleine Unternehmen arbeiten an einem Projekt zusammen und speichern alle Dateien, die mit dem Projekt zusammenhängen, in einem freigegebenen Ordner, auf den alle Projektteilnehmer über eine App auf dem Mobiltelefon zugreifen können.
  • Ein großes Unternehmen verfügt über ein Dokumentenmanagementsystem als Homepage des Browsers auf allen Computern der Mitarbeiter und nutzt das System als Informationskanal (oft als Intranet bezeichnet ).
  • Eine Publishing-Lösung für Online-Zeitschriften, in denen Journalisten Artikel schreiben, die in einer Datenbank gespeichert sind, und das System Regeln für die Darstellung der Artikel auf der Website enthält
  • Ein Blog-Portal, in dem Einzelpersonen und Organisationen ihren eigenen Bereich erstellen können, in dem sie Texte und Dokumente mit oder ohne Login-Anforderungen speichern und veröffentlichen

Funktionen

  • Workflow : Workflow kann ein sehr komplexer Prozess sein, und einige Dokumentenverwaltungssysteme können Regeln festlegen, wer das Dokument bearbeiten, genehmigen, verteilen und löschen kann. Der Workflow enthält häufig eine Form der elektronischen Signatur. Häufig haben mehr als eine Person das Recht, den Inhalt eines Dokuments zu ändern. Merkmale zum „Sperren“ des Dokuments zum Editieren, wenn es zum Editieren auf einer Maschine geöffnet wird, sind daher häufig Lösungen zum gleichzeitigen mehrfachen Editieren des Dokuments und Betrachten der Aktivitäten des jeweils anderen.
  • Metadaten : Informationen zu einem Dokument, mit dessen Hilfe die richtige Datei ermittelt werden kann. Metadaten können zum Beispiel das Datum, an dem das Dokument gespeichert wurde, die Identität des Benutzers, der es gespeichert hat, sowie andere Informationen sein, die zur sicheren Identifizierung beitragen könnten.
  • Versionskontrolle : Es ist oft wünschenswert, zu verfolgen, wann ein Dokument geändert wurde, und auf frühere Versionen desselben Dokuments zuzugreifen. Möglicherweise sind auch Sicherungsfunktionen erforderlich.
  • Indizierung : Die Indizierung stellt sicher, dass Listen (Indizes) über die Dateien in einem Dokumentenverwaltungssystem basierend auf Metadaten erstellt werden. Der Zweck ist normalerweise schnelleres Suchen bei der Suche.
  • Verfeinerung : Normalerweise werden Dokumente von Benutzerlisten oder Suchbegriffen gefunden. Die Suche kann einfach sein, indem Sie nach einem Begriff suchen oder die erweiterte Suche mit zusätzlichen Parametern und Filtern durchführen.
  • Sicherheit : Die Dokumentensicherheit ist wichtig, und die Einstellungen zum Schutz vor Zugriff, Bearbeitung und Löschung können komplex sein. Zum Beispiel benötigen öffentliche Einrichtungen oft Transparenz in den Umständen eines Dokuments (wie Datum, Absender, Fallmanager und Thema), während der Zugriff auf den Inhalt selbst begrenzt ist. Ein weiterer Sicherheitsaspekt sind die Verfahren des Systems zum Sichern, Löschen und Wiederherstellen.
  • Veröffentlichen : Dokumente können einer bestimmten Zielgruppe oder Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Häufig werden sie in ein nicht bearbeitbares Format konvertiert, für das keine bestimmten Anwendungen erforderlich sind.

Lieferanten

Lieferanten können nach dem Hauptgerät des Dokumentenverwaltungsdienstes eingeteilt werden:

  • Speicher : Die größten Dienste, die in erster Linie auf die Backup-Bedürfnisse von Einzelpersonen abzielen und einen einfachen plattformunabhängigen Dateizugriff bieten, sind Dropbox, Google Drive, Amazon Cloud Drive, Microsoft OneDrive, Box und Apple iCloud.
  • Zusammenarbeit : Besonders verbreitet in größeren Unternehmen. Höchste Marktanteile haben Microsoft SharePoint, ProjectWise, HP Autonomy, OpenText, Oracle, IBM und EMC.
  • Publishing : Die Systeme, auf denen die meisten Websites der Welt laufen, sind die vier kostenlosen Dienste Wordpress , Drupal , Joomla , eZ Publish und Typo3.. Alle basieren auf Open Source, PHP Programmierung und MySQL Datenbanken. Auf einer großen Anzahl von Websites werden auch einfachere Lösungen wie die Blogger-Blogger-Plattform und die vBulletin-Plattform ausgeführt. Business-Websites verwenden jedoch häufig fortschrittlichere Systeme, die nicht auf freien Lizenzen und Open Source basieren. Innerhalb von Software-as-a-Service dominieren Adobe und Microsoft Office 365 mit SharePoint. Zu den Systemen, die auf dem eigenen Server installiert werden sollen, gehören eine Vielzahl von Providern mit unterschiedlichen Programmiersprachen und Datenbanklösungen. Die meisten Websites basierend auf Lizenz-basierten Systemen mit Server – Installation läuft jeweils Expression , Magentound (PHP-Plattform und MySQL-Datenbanken), Liferay und Interwoven (sowohl Java als auch verschiedene Datenbanken) und Ektron, Sitecore und Telerik (alle .NET und SQL).

Die Kooperationsanbieter liefern seit den 1980er Jahren Lösungen für interne Organisationen. Das Beratungsunternehmen Gartner schätzt den Markt auf über 10 Milliarden NOK pro Jahr. Publishing-Systeme begannen Ende der 1990er Jahre als Folge der zunehmenden Verbreitung des Internets. Besonders wichtig für die Publishing-Systeme war die Schnittstelle, über die Benutzer ohne Programmierkenntnisse Webseiten bearbeiten konnten. Im Laufe der 2000er Jahre wurde es immer üblicher, Dateien in der Cloud zu speichern, was zur Entstehung von Speicherdiensten führte. Letztendlich wurden diese Funktionen für die Interaktion erweitert und somit in den Markt für traditionelle ECM-Anbieter aufgenommen. Für ein kleineres Unternehmen ist der Aufbau einer Website auf Basis einer CMS-Lösung wie WordPress mit Dokumentenverwaltung in Sharepoint keine Selbstverständlichkeit.